По получении извещения работник ОТК обязан в присутствии представителя цеха-сдатчика произвести предварительный осмотр предъявленной партии, проверить количество штук и подсчитать вес. При совпадении этих данных с показанными в извещении все штабели партии нумеруются номером партии по порядку, и партия окантовывается краской или мелом. На штабелях забракованных партий должны быть сделаны надписи «брак». Никаких других надписей на штабелях не допускается.
При наличии в предъявленной партии изделий, смешанных по роду и способу изготовления, а также по назначению, паспортизуемых по различным ГОСТам, а также при нарушении других правил подготовки продукции к паспортизации, работник ОТК обязан отказаться от паспортизации и направить цеху или главному инженеру завода извещение с изложением нарушений, вызвавших отказ.
При отсутствии нарушений правил комплектования партии работник ОТК совместно с представителем цеха на обороте извещения составляет акт, в котором устанавливает количество отбираемых образцов от каждого штабеля, направление и порядок отбора образцов.
Каждый образец отбирают через определенное количество клеток данного штабеля.
Количество это устанавливают делением общего числа клеток на количество образцов, подлежащих отбору от данного штабеля. От партии, состоящей из нескольких марок изделий или из нескольких штабелей, образцы отбирают пропорционально весу изделий каждой марки или весу изделий в каждом штабеле.
При наличии в партии числа марок, превышающего число образцов, подлежащих отбору, последние отбирают от наиболее ответственных изделий или от изделий тех марок и штабелей, которые составляют основную часть обследуемой партии по весу. Штабели или марки изделий, от которых образцы не отбираются, должны быть проверены по размерам и внешним признакам, о чем делается соответствующая отметка в акте.
Отбираемые образцы нумеруют при отборе с двух торцовых сторон номером партии и порядковым номером образца.